CRM – nowoczesne aplikacje

apple-698788__340Firma, która chce nie tylko przetrwać, ale i rozwijać się na konkurencyjnym rynku musi wciąż inwestować i szukać wszelkich sposobów na zdobycie przewagi konkurencyjnej. Nie ma zatem możliwości, by obyć się bez komputeryzacji miejsca pracy oraz wszechstronnego zastosowania aplikacji internetowych.  Aplikacje internetowe mogą być pomocne do zarządzania relacjami z klientami (systemy CRM), wykorzystuje się je także przy zarządzaniu dokumentami, bowiem przy ich pomocy możliwy jest elektroniczny obieg dokumentów. Za pomocą aplikacji internetowych mamy możliwość bezproblemowego monitorowania działań pracowników czy zespołów roboczych czy też działań klientów (np. składanie zamówień czy dokonywanie zakupów). Przez specjalistów ds. komunikacji wykorzystywane są także do tworzenia portali korporacyjnych czy jako systemy sprzedażowe i systemy raportowania.  Tworzenie takich aplikacji internetowych można zlecić profesjonalnym firmom oferującym kompleksowe usługi w tym zakresie, a taki wydatek bardzo szybko się zwróci, bowiem systemy optymalizują pracę i umożliwiają eliminację błędnych czynności w procesie. Poza tym mamy szansę zaoszczędzić na obsłudze technicznej. Całość procesu utrzymania i serwisowania aplikacji internetowych można zlecić firmie zewnętrznej, i nawet serwery aplikacji internetowych nie muszą znajdować się w siedzibie firmy, dzięki czemu oszczędzamy miejsce (co jest szczególnie istotne z uwagi na koszty utrzymania dodatkowego pomieszczenia i jego zabezpieczenia), poza tym bazy danych składowane są i zabezpieczone centralnie. Niebagatelną zaletą aplikacji internetowych jest łatwy dostęp do zasobów – wystarczy zaledwie laptop oraz WiFi. Do zalet pozwalających nam wciąż rozwijać firmę jest stosunkowa prostota rozbudowy takiego oprogramowania, w przypadku rozbudowy firmy i nowych oczekiwań. Na chwilę obecną wysokie są głównie ceny usług konsultingowych, towarzyszących wdrożeniu. Z tego powodu wielu właścicieli firm stara się samodzielnie przygotować firmę do takiego wdrożenia i przeprowadza rozruch systemu.  Jest oczywiście jeszcze wiele firm, które powyżej opisane działania uważają za zły pomysł i niepotrzebny wydatek. Jednak wdrożenie rozwiązania CRM sprzyja oszczędzaniu, oczywiście w momencie kiedy budżet nie jest bardzo ograniczony, a firma jest przygotowana na zmiany organizacyjne. Nie zawsze bowiem udaje się znaleźć program odpowiadający obecnemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Wdrożenie to zatem najlepsza okazja do tego, aby dopasować działalność firmy do wzorców wypracowanych w programach CRM.  Użytkownicy systemu CRM będą musieli wprowadzać informacje wartościowe, aby uzyskać później prawdziwe i przydatne raporty. Aby nie utrudniać pracownikom życia i nie dokładać im dodatkowych obowiązków, trzeba wszelkie możliwe sfery działalności przenieść z aplikacji dotychczasowych do programu CRM. Idealną sytuację będzie można zaobserwować wtedy, kiedy współpracownicy będą zlecali sobie zadania poprzez opisywane oprogramowanie. Podobnie z odbiorem poczty e-mail. Jej odbiór także powinien następować poprzez program zsynchronizowany lub docelowo poprzez aplikację. Z programu powinna odbywać się także wysyłka e-maili, wydruk wszelkich ofert i pism.  Wdrożenie systemu Customer Relationship Management jest także dobra okazją do tego, aby wykonać mini audyt własnej firmy. Jest to szczególnie polecane firmom, które nie miały wcześniej wdrożonego systemu jakości. To dobra okazja do wprowadzenia zwyczajów i reguł, które będą obowiązywały w firmie, a nie były wcześniej udokumentowane. Warto zrobić opis procesów w firmie i wzbogacić je schematami oraz zastanowić się jakie zmiany wypadałoby wykonać. Tak przygotowany ocena znacznie ułatwi decyzję jaki system CRM wybrać oraz będzie służył jako pewna specyfikacja wymagań i pomoże potencjalnemu dostawcy programu przedstawić dopasowaną ofertę.  Oczywiście przed dokonaniem decyzji należy odpowiedzieć na pytania, które pozwolą określić kto w firmie będzie korzystał z systemu, jakie będą zadania tych osób, jakie zdarzenia firma chce rejestrować w CRM-ie oraz jakie informacje system ma zbierać. Warto znaleźć jak najwięcej sojuszników zmian, ponieważ najważniejsza będzie współpraca właściciela firmy ze swoimi zwierzchnikami oraz przełożonych z pracownikami.  Można się spodziewać, że wdrożony system CRM i zmiany z nim związane początkowo będą budzić lęk i opór osób, których dotyczą. To niekorzystne zjawisko można zmniejszyć, dokładnie informując pracowników o nadchodzących modyfikacjach i przygotowując ich do nich. Warto zorganizować większe szkolenie i wyjaśnić wszystkim czym jest system CRM, do czego służy i jakie są zalety jego wdrożenia.  Od zaangażowania i nastawienia przyszłych użytkowników bardzo dużo zależy. Dlatego podczas rozmów przed wdrożeniowych warto zebrać opinie wszystkich osób. Mogą mieć one olbrzymi wpływ na to czy system CRM odniesie sukces. Niektórzy pracownicy mają trafniejsze wyobrażenia o codziennych kontaktach z klientami, niż np. kierownicy, dlatego warto aby wypowiedzieli się w tej kwestii. Warto wyznaczyć datę wdrożenia pilotażowego, w czasie którego pracownicy będą uczyć się systemu, zadawać pytania i zgłaszać sugestie zmian.

Oprogramowania dla księgowości

keyboard-1080412__340Oferta oprogramowania z zakresu prowadzenia księgowości dla firm, dotycząca ewidencji czy obsługi produkcji, logistyki, to dziś wiele bardzo nowoczesnych rozwiązań. Praktycznie każda firma, zarówno mała działalność, jak i rozbudowane przedsiębiorstwo może wykorzystywać adekwatny do potrzeb system. Dla niektórych będzie to prosta rachunkowość i program kadrowo płacowy, dla innych zaawansowane, modułowe systemy typu ERP czy CRM. Firmy, które specjalizują się w tego typu oprogramowaniu oferują rozwiązania na miarę potrzeb, szczególnie w przypadku systemów modułowych, które można wykorzystywać w dowolnym zakresie i rozbudowywać np. o moduł – program obsługi produkcji albo obsługi filii i oddziałów czy kontrolowania należności i zobowiązań. Ponadto każda firma oferująca systemy informatyczne zapewnia szkolenie, wdrożenie, serwis oraz aktualizację programów. Systemy komputerowe, programy księgowe Praktycznie wszystkie przedsiębiorstwa, zarówno te z sektora MSP, jak i duże firmy, instytucje czy organizacje, pracują dziś w oparciu o mniej lub bardziej zaawansowane programy komputerowe. Trudno sobie wyobrazić ręczne prowadzenie ksiąg, podczas gdy dobry program finansowo księgowy to nie tylko uproszczenie, oszczędność czasu, ale i eliminacja błędów oraz pomyłek. W przypadku zagadnień związanych z rachunkowością, rozliczeniami z budżetem, podatkami i kwestiami kadrowymi jest to niezwykle istotne dla bezpieczeństwa każdej firmy. Bardzo przydatna jest też aplikacja albo program kadrowo płacowy, zwłaszcza przy większej ilości pracowników, kiedy nie zajmuje się tym profesjonalne biuro rachunkowe. Systemy ERP w przedsiębiorstwach Coraz więcej firm wykorzystuje dziś nowoczesne systemy typu ERP do kompleksowego, zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki modułowej budowie system może obsługiwać wszystkie obszary działania firmy od produkcji przez sprzedaż. Poszczególne moduły mogą być dodawane wraz rozwojem przedsiębiorstwa. System jest zintegrowany z aplikacjami kadrowymi, płacowymi, finansowymi, obsługuje program księgowo płacowy oraz może współpracować z CRM.   Prowadzenie dowolnej działalności gospodarczej, wiąże się z koniecznością wykonywania wielu czynności. Wiele z nich ma na celu jedno – spowodowanie rozwoju firmy i bez wątpienia nie można z nich rezygnować. Inne, to obowiązek uregulowany prawem.  Takim obowiązkiem jest między innymi konieczność prowadzenia dokumentacji księgowej firmy. Prowadzenie dokumentacji księgowej, to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Nielubiany nie tylko dlatego, iż jego konsekwencją są nakładane podatki, ale również z uwagi na stopień trudności prowadzenia księgowości. Skomplikowane przepisy prawa podatkowego, niejasne zasady rozliczania dochodów firmy, obowiązki związane z ubezpieczeniem społecznym, konieczność dochowywania terminów, to tylko kilka z wielu elementów prowadzenia księgowości firmy. W przypadku niewielkich firm, przedsiębiorcom udaje się prowadzić księgowość, w przypadku większych firm, jest to raczej niemożliwe lub czasochłonne. O wiele lepiej zdecydować się na usługi księgowe zewnętrznej firmy.  Usługi księgowe.  Prowadzenie księgowości firmy, to praca, która wykona za nas każde biuro księgowe. Jeśli zdecydujemy się na takie, rozwiązanie, możemy mieć pewność, że obowiązki prowadzenia księgowości, będą dla nas minimalne. Całą dokumentację księgową, będą za nas prowadzić specjaliści z biura księgowego, nie oznacza to jednak tego, iż będziemy całkowicie zwolnieni z obowiązków. Naszym obowiązkiem będzie dostarczanie do biura odpowiedniej dokumentacji księgowej, czyli faktur, rachunków, wydruków z kasy fiskalnej, oraz wszelkich dokumentów, które mogą mieć wpływ na obliczanie podatku. To jest bardzo istotne, bez tego bowiem, żadne biuro księgowe nie będzie mogło kontynuować swoich prac.