Nowoczesne sposoby komunikacji w firmie

iphone-5s-photopack-cafe-part-1114395__340Płynny i skuteczny przepływ informacji możliwy jest, jeśli spełnionych zostanie kilka warunków. Znajdzie się nadawca komunikatu, jego odbiorca oraz kanał, którym informacja do niego dotrze. Ten podstawowy model komunikacji Claude’a Shannona sprawdza się również, jeśli zastosuje się go w biznesie.  Ten model najlepiej obrazuje schemat przepływu informacji w niedużym przedsiębiorstwie. Jego zasoby informacyjne nie są co prawda tak imponujące, jak w przypadku wielkich korporacji, jednak sposób komunikacji jest uproszczony. Racjonalne zarządzanie informacją przyczynia się do efektywnej pracy całego zespołu, gdyż to właśnie czynnik ludzki, a więc doświadczenie i wiedza pracowników, pozwolą na jej pełne wykorzystanie.  Niezwykle ważnym elementem zarządzania informacją w firmie jest odpowiednia klasyfikacja danych, jak również selekcja. Służą do tego zarówno systemy ERP, jak i CRM – jako przykład przywołać można tutaj rozwiązanie zaproponowane przez firmę Microsoft. Microsoft Dynamics CRM, służący m.in. do zarządzania kontaktami z klientami, dzięki informacjom w nim zgromadzonym, pozwala na szybkie i trafne podejmowanie decyzji, które okazują się kluczowe dla rozwoju firmy.  Jednak zarządzanie informacją to nie tylko posiadanie i wykorzystywanie wiedzy o klientach. To również sprawne organizowanie przepływu danych między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Ma to ogromne znaczenie, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze. W tym miejscu warto zaprezentować inne rozwiązanie Microsoft. Windows Serwer 2008 R2 łączy w sobie funkcje nie tylko klienta pocztowego, ale również współdzielenia drukarek i udostępniania wybranych plików. Nie ma również mowy o sytuacji, w której dane mogą zostać utracone, gdyż istnieje możliwość wykonywania ich kopii zarówno z serwera, jak i komputerów pracowników.  Nadmiar informacji, jakie w pracy trzeba przyswoić sprawia, że brak systemu do zarządzania informacją wprowadza nie tylko nieład, ale może przyczynić się również do błędów, które mogą wpłynąć na zahamowanie rozwoju firmy. Tym samym okazuje się on koniecznością, jednak nie na etapie pojawienia się zakłóceń w kanałach komunikacji i pierwszych nieporozumień, wynikających ze zniekształceń czy w ogóle braku danych, a już w momencie budowania infrastruktury przedsiębiorstwa. Sprawna komunikacja w firmie, jest podstawą jej funkcjonowania. Wiele przedsiębiorstw opiera swoje istnienie na niej, nic więc dziwnego iż coraz więcej przedsiębiorców przykłada ogromną wagę do prawidłowego funkcjonowania tej sfery w firmie. Weźmy na ten przykład przewozy osób i taksówki , trudno sobie wyobrazić te branże bez profesjonalnej obsługi teleinformatycznej, ta cała obsługa i sprzęt dzieje się za pośrednictwem znanych operatorów komórkowych takich jak Orange, Era czy Plus.   W ówczesnym Biznesie, zwykło się mówić iż „konkurencja nie śpi”, coraz szersze konały dostępu do informacji, wymuszają poniekąd na przedsiębiorcach „prześciganie się” w jak najszybszym przepływie informacji i udostępnianiu im potencjalnym odbiorcom jako pierwsi. Najlepszym przykładem są tutaj serwisy informacyjne , zarówno te internetowe jak i telewizyjne. Można powiedzieć iż ich istnienie jest uzależnione o możliwości i szybkości przepływu informacji, rozwiązaniem są tu telefony komórkowe i dostęp do Internetu praktycznie w każdym momencie i w każdym miejscu. Tak więc , możemy stwierdzić iż dostęp do nowych możliwości przesyłania informacji dla wielu przedsiębiorstw jest coraz łatwiejszy i powszechniejszy. Ale czy to takie proste? Może i tak ale czy tanie? Już nie koniecznie, utrzymanie sprawnie działającej komunikacji i płynności informacji może być bardzo kosztowne dla wielu przedsiębiorców a nawet „śmiertelne”. Jako Doradca Biznesowy miałem styczność z masą Firm , które się pogrążały w kosmicznych opłatach za tego typu usługi, a wszystko przez błędnie wybrane taryfy biznesowe, niedopasowane do potrzeb przedsiębiorcy. Zawód doradcy biznesowego zaczyna być zbawienny dla wielu firm, ale nie wiele firm zdaje sobie sprawę z istnienia takich osób u każdego operatora komórkowego.   Przeciętny klient chcąc złożyć swoje zapotrzebowanie na usługę typu : mobilny Internet ,telefon komórkowy czy stacjonarny udaje się do salonu, ale przypominam żyjemy w XXI wieku, takie rzeczy możemy zrobić nie wychodząc z domu. Czemy to my mami iść do salonu? Niech salon przyjdzie do nas. I tutaj właśnie zaczyna się rola Doradcy Biznesowego , który nie dość że przyjedzie do siedziby firmy bezpłatnie, nawet jeśli się nie zdecydujemy na żadną usługę, to jeszcze profesjonalnie doradzi co jest nam tak naprawdę potrzebne przeprowadzając z nami wywiad i będzie czuwał nad naszą Firmą w kwestii telefonicznej, przez cały okres trwania umowy.   W swojej praktyce doradcy biznesowego spotkałem się , z wieloma możliwościami oszczędności w Firmie, czasem wystarczyło zwykłe przeniesienie numeru do innego operatora a miesięczne oszczędności sięgały nawet 60%, a to wszystko bez utraty jakości dotychczasowych usług , a nawet były one wyższe niż poprzednio. Podsumowując, szczerze polecam korzystanie z usług Doradców, bo tak naprawdę nic za to nie płacimy a zyski i oszczędności mogą być niewyobrażalne.

Więzi i komunikacja w firmie

female-1280962__340W ciągu dnia pracownik podnosi swoje kwalifikacje, popołudnia i wieczory zarezerwowane są na wspólną zabawę. Nieformalna strona spotkań sprzyja tworzeniu się więzi i polepszeniu komunikacji. Po powrocie do obowiązków z wyjazdów integracyjnych można zaobserwować lepszą pracę całego zespołu. Paintball leśny to tylko jedna z możliwości aranżacji imprezy integracyjnej. Pracownicy podzieleni na kilkuosobowe zespoły muszą rywalizować i jednocześnie współpracować ze sobą. Nieznany teren dodaje pikanterii do zabawy. Zespół otrzymuje szansę rozładowania emocji. Sceneria i dopracowane scenariusze każdego wyjazdu gwarantują niezwykła zabawę. To idealna forma wyrażenia wdzięczności za ciężką pracę i wyniki zespołu.  Główną korzyścią organizacji imprez integracyjnych jest poprawa jakości pracy zespołu. Aktywny wypoczynek i zastrzyk adrenaliny sprawiają, że pracownik jest w stanie lepiej podjąć obowiązki w pracy. Zespół poprzez wspólną zabawę staje się zgrany, uczy się ze sobą współpracować. Odzwierciedleniem tego jest płynna komunikacja w biurze. Pracownicy lepiej się poznają i wiedzą, czego można po kimś oczekiwać. Jasna sytuacja sprawia, że spada liczba konfliktów w zespole. Ma to swoje przełożenie na osiągane wyniki w pracy. Pracodawca zyskuje grupę dopasowanych pracowników, którzy potrafią się porozumiewać. Kapitał ludzki to z jednej strony najcenniejeszy, a z drugiej najdeliktatniiejszy z zasobów organizacji. Trzeba o niego dbać, gdyż inaczej może zostać utracony. Podczas rozmów z naszymi klientami często przewija się temat powodów odejść pracowników z organizacji.  Należ pamiętać, iż fluktuacja pracowników jest procesem naturalnym, jednak w momencie kiedy zaczynają odchodzić najbardziej wartościowi pracownicy, stanowiący trzon organizacji – zagraża to jej dalszemu istnieniu  Badania wykazują, iż 90% powodów odejść podawanych przez pracowników nie dotyczy finansów. Jednym z ważniejszych powodów okazuje się rozczarowanie z zakresu obowiązków w stosunku do oczekiwań, czy tez złożonych obietnic. Pracodawcy starają się „złapać w sieć” najlepszych pracowników, nierzadko obiecując profity wynikające z pracy dla danej organizacji, o których wiedzą, iż są nierealne. Jeżeli zatrudniamy kogoś na stanowisku kierowniczym, wymagając od niego doświadczenia w zarządzaniu znacznym dużym zespołem pracowników, a potem okazuje się, iż pracownika zostaje kierownikiem własnego biurka – może to rodzić rozgoryczenie i poczucie oszustwa.  Podobny skutek rodzi brak informacji zwrotniej na temat wykonywanej pracy, który to jest wymieniany jako kolejny powód. Pracownik, który nie otrzymuje jasnych sygnałów co do oceny wykonywanej przez siebie pracy – nie tylko nie może korygować ewentualnych błędów, ale także traci do niej motywację. Odmiana tego jest permanentna krytyka wszelkich podejmowanych przez pracownika działań i nie oferowanie w zamian innych sposobów postępowania – „źle pracujesz, ale nie powiemy Ci, co znaczy pracować dobrze”.  Jako kolejny powód odejść z organizacji należy wymienić brak perspektyw rozwoju czy awansu. Jeżeli dla pracownika znaczącym jest zwiększanie swojej strefy wpływu oraz poczucia mocy sprawczej w organizacji – źle będzie się czuł, jeśli nie zostanie mu to zapewnione. Stres oraz przeciążenie pracą to kolejne dwa powody odejść z organizacji. Można lubić swoją prace i dobrze ją wykonywać, ale należy pamiętać, iż stanowi ona wyłączenie jeden z wycinków naszego życia. Mądre organizacje dbają o zachowanie równowagi – „life – work balance”. Zadowolony pracownik, to pracownik spełniony w życiu – sama praca i sukcesy w niej osiągane nie wystarczą na dłuższa metę. Zachwianie równowagi, proporcji pomiędzy pracą a życiem prywatnym stanowi kolejny powód rezygnacji z pracy.  Brak przyjaznej atmosfery w pracy także należy uznać za ważny powód odejść. Atmosfera w pracy to sposób, w jaki pracownicy postrzegają aspekty pracy, które mają bezpośredni wpływ na ich odczuwanie środowiska, zespołu, czy tez całej organizacji. Jako powód ostatni należy uznać brak zaufania do managementu. Jeżeli pracujemy w organizacji, w której szef wydaje sprzeczne ze sobą polecenia, czy też zmienia ustalenia w chwili po tym, jak zostały podjęte decyzje w danej sprawie – nie będziemy w niej pracować długo. Wyobraźmy sobie statek, który w ten sposób jest zarządzany przez kapitana – statek co prawda płynie, acz wielokrotnie zmieniane kierunki nie dają szansy na dopłynięcie do jakiegokolwiek portu.  Jedną z metod zabezpieczenia się przed traceniem pracowników z organizacji są właściwe szkolenia – zarówno dla kadry menadżerskiej jak i pracowników.